(他说)浅谈无纸化办公

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  • 2019-07-02
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自公司开始推广无纸化办公以来,销售公司储运部上下积极响应,各部门班组之间也多次组织交流学习。

近期,销售公司负责人多次来到现场督促无纸化办公进展工作。大家也都对无纸化办公很感兴趣,在认真观察聆听时,还不时会积极提问。起初,在未普及无纸化办公时期,公司从园区的各部门到厂区内的一线员工,接触到的大小事务,各种记录、报告、统计等,都会运用到纸张,不仅浪费资源,也不利于提高工作效率。说到普及“无纸化办公”,原本很多同事还停留在“节约纸张”的认知上。虽然节约纸张就是节约成本这个说法没有问题,但相对于“无纸化办公”真正起到的作用,这仅仅体是冰山一角。无纸化办公不仅仅是用电子表格、文档代替所有纸张那么简单,而是引进更先进的平台软件,升级了更高效的办公管理模式。

无纸化办公,首先提高了资源分享的便捷性。以往的纸张打印,不仅浪费的是整理、打印的时间,信息传播起来也不方便。例如做一个表格资料,需要发给两个分管领导和其他三个部门的同事,如果是纸质文件,那就必须一一递送过去。如果是需要领导签字的文件,由于领导事务就相对繁忙,需要配合适当的时间才能将整个流程走完。而通过平台管理批阅、分享资源,则是分分钟就可以同时将所有分享完成,对方也可以在第一时间就能够接收到。再比如,会议传达的讯息,也可以通过平台,将会议精神瞬时发布传达至公司所有的部门,也能及时的学习跟进。如此以来节约大量的沟通成本,也大大的提高了工作效率。

其次,无纸化办公还增强了管理的严谨性和透明性。从我们公司的日常事务、假期审批进入平台逐级报批、审阅以来,明显感觉程序更高效也更严格规范了。例如,病假的报批,就需要更齐全的手续全部上传才有能通过审批。而且这些请假信息,从员工到领导,都能看得到,大家也会比以前更认真对待每一次的报批,很难再出现“钻空子”的现象。

再者,无纸化办公使公司文件也更有安全保障。纸质的文件、材料不易保存,容易丢失、损坏,而通过网络信息平台来处理事务,只要加强维护,这些数据就不会丢失。虚拟的资料库,不占空间,也不怕日晒雨淋,不怕人为丢失、损坏或者盗取,因为我们的平台是内部平台,因此也更安全。

这个科技飞速发展的时代,信息化、自动化,必然是大势所趋。无纸化办公具备无比深刻的意义,只要用好这把被加持的利器,就能够在发展革新之战中获得新的突破。所以我们会更加努力应用好无纸化办公,为公司信息化发展,提升企业竞争力贡献力量。


(销售公司  陶静  阡陌编辑)



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